Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est la société Kiraku Travel, société par actions simplifiée (SAS) au capital de 8 000 euros, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 107 168 809, dont le siège social est situé 47 rue Vivienne, 75002 Paris, France.

Kiraku Travel exerce une activité réglementée d'agence de voyages et est immatriculée au registre des opérateurs de voyages et de séjours tenu par Atout France sous le numéro IM075260052.

Représentant légal et directeur de la publication : Monsieur Frédéric Diopoh, président.

Contact pour toute question relative aux données personnelles : contact@kirakutravel.com, ou par courrier à l'adresse du siège social, à l'attention du responsable des données personnelles. Téléphone : 06 70 09 49 64.

Compte tenu de la nature et du volume de ses traitements, Kiraku Travel n'est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données (DPO). L'adresse de contact ci-dessus constitue le point d'entrée unique pour toute demande relative aux données personnelles.

2. Champ d'application

La présente politique s'applique à l'ensemble des traitements de données personnelles mis en œuvre par Kiraku Travel dans le cadre de la marque Solidaire Inca Tour : navigation sur le site, demandes d'information et de devis, prise de rendez-vous, réservation et exécution des voyages, suivi de la relation client et gestion des réclamations.

Le site peut contenir des liens vers des sites tiers (partenaires, réseaux sociaux, prestataires). Kiraku Travel n'exerce aucun contrôle sur ces sites, qui disposent de leurs propres politiques de confidentialité.

3. Données collectées

Les données collectées varient selon la relation entretenue avec Kiraku Travel.

Visite du site

• Données techniques de connexion strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site (adresse IP, journaux de connexion du serveur, type de navigateur, pages consultées). Ces données sont générées par l'hébergeur et ne font l'objet d'aucun rapprochement avec une personne identifiée.

Formulaire de contact et demande d'information

• Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, contenu du message.

Demande de voyage sur mesure et devis

• Identité et coordonnées, composition du groupe (nombre de voyageurs, adultes et enfants, âges), dates ou période de voyage envisagées, durée, budget indicatif, régions et centres d'intérêt souhaités, niveau de confort attendu, toute précision librement communiquée par le voyageur.

Prise de rendez-vous téléphonique ou visio

• Identité, coordonnées, créneau choisi, fuseau horaire.

Réservation et exécution du voyage

• Identité complète telle qu'elle figure sur le document de voyage, date de naissance, nationalité, numéro de passeport et date de validité, coordonnées postales, téléphoniques et électroniques, coordonnées d'une personne à contacter en cas d'urgence, données relatives à l'assurance voyage, informations relatives au règlement du voyage (les coordonnées bancaires complètes sont traitées directement par l'établissement de paiement et ne sont pas conservées par Kiraku Travel).
• Préférences et contraintes utiles à la bonne exécution du séjour : régime alimentaire, allergies alimentaires, préférences d'hébergement, aptitude à la marche et à l'altitude.
• Le cas échéant, informations relatives à l'état de santé strictement nécessaires à la sécurité du voyageur (altitude jusqu'à 4 900 mètres, traitements en cours, contre-indications médicales, mobilité réduite). Ces données, qui relèvent de l'article 9 du RGPD, ne sont collectées qu'avec le consentement explicite du voyageur, sont limitées au strict nécessaire, ne sont communiquées qu'aux intervenants qui doivent en connaître pour assurer la sécurité du séjour, et sont supprimées au retour du voyage.

Gestion de la relation client et réclamations

• Historique des échanges, documents de voyage, éléments relatifs à une réclamation ou à un litige.

Aucune donnée n'est collectée auprès de mineurs sans l'intervention du titulaire de l'autorité parentale, les voyages étant réservés par une personne majeure.

4. Finalités et bases légales

Chaque traitement repose sur l'une des bases légales prévues à l'article 6 du RGPD.

Répondre aux demandes d'information, établir un devis et organiser un rendez-vous. Base légale : exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée (article 6.1.b du RGPD).

Conclure et exécuter le contrat de voyage, réserver les prestations auprès des partenaires, assurer l'assistance pendant le séjour. Base légale : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD).

Traiter les données de santé nécessaires à la sécurité du voyageur. Base légale : consentement explicite de la personne concernée (article 9.2.a du RGPD).

Respecter les obligations comptables, fiscales et celles issues du Code du tourisme (information précontractuelle, garantie financière, assurance). Base légale : obligation légale (article 6.1.c du RGPD).

Améliorer le site, prévenir la fraude et assurer la sécurité des systèmes, constituer la preuve d'une opération. Base légale : intérêt légitime de Kiraku Travel (article 6.1.f du RGPD).

Adresser des informations commerciales à un client sur des prestations analogues, ou à un prospect ayant accepté d'être recontacté, et déposer des cookies non strictement nécessaires. Base légale : consentement de la personne concernée (article 6.1.a du RGPD), révocable à tout moment.

5. Caractère obligatoire ou facultatif des réponses

Dans les formulaires du site, les champs marqués comme obligatoires sont nécessaires au traitement de la demande. À défaut de réponse, Kiraku Travel ne pourra pas établir de proposition de voyage ni donner suite à la demande.

Les autres informations, notamment celles relatives aux préférences de voyage, sont facultatives et servent uniquement à personnaliser la proposition.

6. Destinataires des données

Les données ne sont jamais vendues, louées ni échangées. Elles sont communiquées, dans la limite de ce qui est nécessaire à chaque intervenant :

• au personnel habilité de Kiraku Travel, tenu à une obligation de confidentialité ;
• aux prestataires nécessaires à l'exécution du voyage : agence réceptive et partenaires locaux au Pérou, hôtels et hébergements, guides, transporteurs terrestres et ferroviaires, compagnies aériennes, communautés et coopératives partenaires ;
• aux compagnies d'assurance et d'assistance, ainsi qu'au garant financier Groupama Assurance-Crédit & Caution et à l'assureur en responsabilité civile professionnelle Hiscox SA ;
• aux prestataires techniques agissant en qualité de sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD : hébergeur du site Hostinger (UAB Hostinger, Lituanie), prestataire de développement ShourAI Consulting OÜ (Estonie), fournisseur de messagerie et d'outils bureautiques, éditeur de l'outil de prise de rendez-vous ;
• aux établissements bancaires et prestataires de services de paiement ;
• le cas échéant, aux administrations et autorités compétentes lorsque la loi l'exige, ainsi qu'aux conseils et auxiliaires de justice en cas de litige.

Chaque sous-traitant est lié par un contrat prévoyant des garanties appropriées quant à la protection et à la confidentialité des données.

7. Transferts de données hors de l'Union européenne

L'organisation d'un voyage au Pérou implique nécessairement la communication de données personnelles à des partenaires établis au Pérou (agence réceptive, hôtels, guides, transporteurs), pays qui ne fait pas l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne.

Ces transferts sont fondés sur l'article 49.1.b du RGPD : ils sont nécessaires à l'exécution du contrat conclu entre le voyageur et Kiraku Travel, et ne portent que sur les données indispensables à la réalisation des prestations réservées (identité, dates, hébergement, contraintes utiles à la sécurité du séjour).

Le voyageur est informé qu'en l'absence de décision d'adéquation et de garanties appropriées au sens des articles 46 et 47 du RGPD, le niveau de protection offert par la législation péruvienne peut différer de celui garanti au sein de l'Union européenne.

Lorsque des outils fournis par des sociétés établies hors de l'Union européenne sont utilisés pour la gestion interne, les transferts éventuels sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

8. Durées de conservation

Les données sont conservées pour la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies :

• données des prospects n'ayant pas donné suite : trois ans à compter du dernier contact ;
• données des clients : trois ans à compter de la fin de la relation commerciale, pour les besoins de la prospection ;
• dossier de voyage et pièces justificatives : la durée du voyage, puis pendant la période de prescription applicable aux actions relatives au contrat de voyage ;
• copies de passeport et documents d'identité : supprimés dès que la réservation des prestations qui les exigent est confirmée, et au plus tard au retour du voyage ;
• données relatives à l'état de santé : supprimées au retour du voyage ;
• pièces comptables et factures : dix ans, conformément à l'article L.123-22 du Code de commerce ;
• preuve du consentement en matière de cookies : six mois ; durée de vie des cookies déposés : treize mois au maximum ;
• journaux de connexion du serveur : douze mois au maximum.

À l'expiration de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

9. Sécurité des données

Kiraku Travel met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisés : chiffrement des échanges avec le site au moyen du protocole HTTPS/TLS, comptes nominatifs et mots de passe robustes, limitation des accès aux seules personnes habilitées, sauvegardes régulières, mise à jour des outils et sensibilisation des collaborateurs.

Les prestataires locaux ne reçoivent que les informations nécessaires à la prestation qui leur est confiée.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, Kiraku Travel notifie l'incident à la CNIL et, le cas échéant, aux personnes concernées, dans les conditions prévues aux articles 33 et 34 du RGPD.

10. Cookies et traceurs

Un cookie est un fichier déposé sur le terminal de l'utilisateur lors de la consultation d'un site. Il permet notamment de mémoriser des choix de navigation ou de mesurer la fréquentation.

État à la date de la présente politique : le site www.solidaireincatour.fr ne dépose aucun cookie de mesure d'audience, aucun cookie publicitaire et aucun traceur de réseau social. Aucun service tiers susceptible de déposer des cookies (Google Analytics, Google Maps, YouTube, pixels de réseaux sociaux) n'est intégré aux pages du site. Le service météorologique affiché sur certaines pages repose sur une interface de programmation ne déposant aucun cookie.

Seuls peuvent être utilisés des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site et à la mémorisation des choix de l'utilisateur en matière de traceurs, exemptés de consentement au sens de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés.

Traceurs susceptibles d'être mis en place ultérieurement : mesure d'audience (statistiques de fréquentation), affichage de cartes, lecture de vidéos intégrées, partage vers les réseaux sociaux. Leur dépôt sera alors subordonné au recueil préalable du consentement de l'utilisateur au moyen d'un bandeau de gestion des cookies permettant d'accepter, de refuser ou de paramétrer chaque catégorie, le refus étant aussi simple que l'acceptation. Le consentement pourra être retiré à tout moment depuis le même bandeau.

L'utilisateur peut également configurer son navigateur pour refuser les cookies ou être averti de leur dépôt. Le refus des cookies strictement nécessaires peut altérer le fonctionnement de certaines fonctionnalités du site.

11. Droits des personnes concernées

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, toute personne dispose des droits suivants sur ses données :

• droit d'accès : obtenir la confirmation que des données la concernant sont traitées et en recevoir une copie ;
• droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l'effacement : obtenir la suppression des données, sous réserve des obligations légales de conservation ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition, notamment à la prospection commerciale, à tout moment et sans justification ;
• droit à la portabilité des données fournies, dans un format structuré et lisible par machine ;
• droit de retirer son consentement à tout moment, sans que ce retrait remette en cause la licéité du traitement effectué auparavant ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Ces droits s'exercent par courrier électronique à contact@kirakutravel.com ou par courrier postal à Kiraku Travel, 47 rue Vivienne, 75002 Paris, France.

Une réponse est apportée dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, délai pouvant être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou nombreuse, la personne concernée en étant alors informée. En cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur, un justificatif d'identité pourra être sollicité.

12. Réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Toute personne estimant, après avoir contacté Kiraku Travel, que ses droits ne sont pas respectés peut introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

13. Modification de la politique de confidentialité

Kiraku Travel peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l'évolution de ses traitements, des services proposés ou de la réglementation applicable. La version en vigueur est celle publiée sur le site à l'adresse www.solidaireincatour.fr/confidentialite.

En cas de modification substantielle, notamment en cas de mise en place de nouveaux traceurs ou de nouvelles finalités, les personnes concernées en sont informées par une mention visible sur le site ou, s'il y a lieu, par courrier électronique.